Kirjanpidossa herää jatkuvasti kysymyksiä, jotka liittyvät yksittäisiin tositteisiin, ostolaskuihin tai niiden käsittelyyn. Perinteisesti näitä asioita on selvitetty sähköposteilla, puheluilla tai erillisillä viesteillä, jolloin tieto helposti hajautuu useaan paikkaan.
Wakan uusi Tositteiden viestit -toiminto ratkaisee tämän ongelman tuomalla keskustelun suoraan sinne, missä sitä tarvitaan: tositteelle (kuva 1).
Kuva 1: Tositteen ensimmäinen viesti lisätään Viestit -sarakkeen + -merkistä.
Kysy, kommentoi ja dokumentoi suoraan tositteella
Uuden toiminnon avulla käyttäjä voi lisätä viestin suoraan tositteelle tai ostolaskulle. Viesti voi olla esimerkiksi:
- kysymys kirjanpitäjälle
- tarkennus tapahtuman sisällöstä
- lisätieto puuttuvasta tositteesta
- huomio, joka halutaan dokumentoida myöhempää käyttöä varten
Koska viesti tallennetaan suoraan tapahtuman yhteyteen, kaikki asiaan liittyvä tieto löytyy jatkossakin yhdestä paikasta.
Ei enää sähköpostiketjujen etsimistä
Monessa yrityksessä kirjanpitoon liittyvät kysymykset kulkevat sähköpostilla. Ongelma syntyy, kun kuukausia myöhemmin pitäisi selvittää, miksi jokin kirjaus on tehty tietyllä tavalla tai mitä tietoja tietystä ostolaskusta on aikanaan tarkennettu.
Wakan Viestit-toiminnolla keskusteluhistoria säilyy osana kirjanpitoa. Kun tositteen tai ostolaskun avaa, siihen liittyvät viestit löytyvät samasta paikasta.
Tämä helpottaa sekä yrittäjän että kirjanpitäjän työtä ja vähentää aikaa vievää tiedon etsimistä.
Lukukuittaus varmistaa, että viesti huomataan
Viestiin voidaan liittää pyyntö lukukuittauksesta. Tällöin viestin vastaanottaja voi kuitata viestin luetuksi, jolloin lähettäjä näkee asian tulleen huomioiduksi.
Kuva 2: Wakan etusivulla on Viestit -taulukko
Toiminto on erityisen hyödyllinen tilanteissa, joissa:
- kirjanpitäjä tarvitsee asiakkaalta lisätietoja
- yrittäjä haluaa varmistaa, että huomio on nähty
- asia vaatii toimenpiteitä ennen tilinpäätöstä tai veroilmoitusta
Näin tärkeät viestit eivät jää muiden tehtävien alle.
Keskeneräiset asiat pysyvät näkyvissä
Wakassa viestiketjulle voidaan määrittää tila:
- Kesken
- Käsitelty
Avoimet asiat pysyvät näkyvissä niin kauan, kunnes ne on ratkaistu. Tämä helpottaa erityisesti tilanteita, joissa kirjanpidossa on paljon käsiteltäviä tapahtumia ja useita käyttäjiä.
Kun asia on hoidettu loppuun, viestiketju voidaan merkitä käsitellyksi.
Oma näkymä keskeneräisille viesteille
Uusi Viestit-näkymä kokoaa yhteen kaikki tositteet ja ostolaskut, joilla on avoimia viestejä (kuva 3).
Kuva 3: Viestit -näytöllä on taulukko tositteista, joiden viestiketju on kesken.
Sen sijaan, että käyttäjän pitäisi käydä läpi yksittäisiä tositteita, hän näkee yhdellä silmäyksellä:
- mitkä asiat odottavat käsittelyä
- missä tositteissa on avoimia kysymyksiä
- mihin viesteihin tarvitaan vastaus tai lisätieto
Tämä tekee yhteistyöstä yrittäjän, kirjanpitäjän ja muiden käyttäjien välillä huomattavasti sujuvampaa.
Viestit kulkevat mukana myös MobiWakassa
Tositteiden viestit eivät ole käytettävissä ainoastaan Wakan kirjanpito-ohjelmistossa. Viestiketjuja voi seurata ja niihin vastata myös MobiWakan Tositteiden viestit -osiossa (kuva 4). Tämä mahdollistaa sujuvan yhteistyön esimerkiksi tilanteessa, jossa kirjanpitäjä käyttää Wakkaa ja yrittäjä MobiWakkaa.
Kuva 4: Tositteiden viestit MobiWakan etusivulla.
Kuva 5: MobiWakan taulukko tositteista, joissa on viestejä.
Kuva 6: MobiWakassa tositteen viestin voi lukea ja viestiin vastata Tositteen tiedot -ikkunassa.
Kun kirjanpitäjä lisää viestin tositteelle Wakassa, yrittäjä näkee viestin MobiWakan etusivulla ja voi avata kyseisen tositteen viestiketjun tarkasteltavaksi. MobiWakassa viestejä voidaan lukea, kuitata luetuiksi sekä täydentää vastausviesteillä suoraan tositteen yhteyteen (kuvat 5 ja 6). Näin kirjanpidon kysymykset, tarkennukset ja lisätiedot voidaan hoitaa nopeasti ilman erillisiä sähköposteja tai puheluita.
Erityisen hyödyllinen toiminto on yrittäjille, jotka eivät työskentele päivittäin varsinaisessa kirjanpito-ohjelmistossa. Riittää, että käytössä on MobiWakka. Tällöin kaikki tositteisiin liittyvä viestintä löytyy yhdestä paikasta, kulkee reaaliaikaisesti kirjanpitäjän ja asiakkaan välillä ja säilyy dokumentoituna osana kirjanpidon aineistoa.
Tämä tekee Tositteiden viesteistä enemmän kuin pelkän kommentointiominaisuuden. Se on käytännössä kirjanpitäjän ja yrittäjän yhteinen työtila, jossa avoimet kysymykset, vastaukset ja päätökset pysyvät aina oikean tositteen yhteydessä.
Parempaa yhteistyötä kirjanpidon arkeen
Tositteiden viestit ovat pieni ominaisuus, mutta niiden vaikutus päivittäiseen työskentelyyn on suuri. Kun keskustelut, kommentit ja tarkennukset tallennetaan suoraan kirjanpidon tapahtumille, tieto säilyy oikeassa paikassa ja kaikkien asianosaisten saatavilla.
Wakan uusi Viestit-toiminto vähentää sähköpostiliikennettä, nopeuttaa yhteistyötä ja auttaa pitämään kirjanpidon avoimet asiat hallinnassa. Se tuo kommunikoinnin sinne, missä sitä eniten tarvitaan: suoraan tositteelle.
