I bokföringen uppstår det ofta frågor om enskilda verifikat, inköpsfakturor eller hur de ska hanteras. Traditionellt har sådana frågor hanterats via e-post, telefonsamtal eller separata meddelanden, vilket gör att informationen lätt sprids på flera olika ställen.
Wakkas nya funktion Meddelanden för verifikat löser detta problem genom att samla diskussionen direkt där den behövs: på verifikatet (bild 1).
Bild 1: Det första meddelandet för ett verifikat läggs till genom att klicka på plustecknet (+) i kolumnen Meddelanden.
Ställ frågor, kommentera och dokumentera direkt på verifikatet
Med den nya funktionen kan användaren lägga till ett meddelande direkt på ett verifikat eller en inköpsfaktura. Meddelandet kan till exempel vara:
- en fråga till bokföraren
- ett förtydligande om transaktionen
- kompletterande information om ett verifikat som saknas
- en kommentar som man vill spara för framtida behov
Eftersom meddelandet sparas direkt i anslutning till transaktionen finns all information om ärendet samlad på ett och samma ställe även i fortsättningen.
Slipp leta efter gamla e-postkonversationer
I många företag sköts frågor om bokföringen via e-post. Problemet uppstår när man flera månader senare behöver ta reda på varför något har bokförts på ett visst sätt eller vilka uppgifter som tidigare har förtydligats om en viss inköpsfaktura.
Med Wakkas meddelandefunktion sparas hela diskussionshistoriken som en del av bokföringen. När du öppnar ett verifikat eller en inköpsfaktura hittar du alla meddelanden som hör till det på samma ställe.
Detta underlättar arbetet för både företagaren och bokföraren och minskar tiden som går åt till att leta efter information.
Läskvitto säkerställer att meddelandet uppmärksammas
Du kan begära ett läskvitto för ett meddelande. Mottagaren kan då markera meddelandet som läst, så att avsändaren ser att meddelandet har uppmärksammats.
Bild 2: På Wakkas startsida finns en tabell med meddelanden.
Funktionen är särskilt användbar i situationer där:
- bokföraren behöver ytterligare information från kunden
- företagaren vill försäkra sig om att en kommentar har uppmärksammats
- ett ärende kräver åtgärder före bokslutet eller skattedeklarationen
På så sätt riskerar viktiga meddelanden inte att glömmas bort bland andra uppgifter.
Öppna ärenden förblir synliga
I Wakka kan en meddelandetråd ha följande status:
- Pågående
- Behandlad
Öppna ärenden förblir synliga tills de har lösts. Detta är särskilt användbart när det finns många transaktioner att hantera i bokföringen och flera användare arbetar i programmet.
När ärendet är klart kan meddelandetråden markeras som behandlad.
En egen vy för pågående meddelanden
Den nya vyn Meddelanden samlar alla verifikat och inköpsfakturor som har öppna meddelanden på ett och samma ställe (bild 3).
Bild 3: I vyn Meddelanden finns en tabell över verifikat med pågående meddelandetrådar.
I stället för att behöva gå igenom varje verifikat separat kan användaren snabbt se:
- vilka ärenden som väntar på att behandlas
- vilka verifikat som har öppna frågor
- vilka meddelanden som behöver ett svar eller kompletterande information
Detta gör samarbetet mellan företagaren, bokföraren och andra användare betydligt smidigare.
Meddelandena finns också tillgängliga i MobiWakka
Meddelanden för verifikat är inte bara tillgängliga i bokföringsprogrammet Wakka. Du kan också följa meddelandetrådar och svara på dem i avsnittet Meddelanden för verifikat i MobiWakka (bild 4). Det gör samarbetet smidigt, till exempel när bokföraren använder Wakka och företagaren använder MobiWakka.
Bild 6: I MobiWakka kan du läsa och svara på meddelanden som hör till ett verifikat i fönstret Verifikatuppgifter.
När bokföraren lägger till ett meddelande på ett verifikat i Wakka ser företagaren meddelandet på MobiWakkas startsida och kan öppna meddelandetråden för det aktuella verifikatet. I MobiWakka kan man läsa meddelanden, markera dem som lästa och skriva svar direkt i anslutning till verifikatet (bilderna 5 och 6). På så sätt kan frågor, förtydliganden och kompletterande uppgifter som gäller bokföringen hanteras snabbt utan separata e-postmeddelanden eller telefonsamtal.
Funktionen är särskilt användbar för företagare som inte arbetar dagligen i det vanliga bokföringsprogrammet. Det räcker att ha MobiWakka. Då finns all kommunikation som gäller verifikaten samlad på ett och samma ställe. Meddelandena skickas i realtid mellan bokföraren och kunden och sparas som en dokumenterad del av bokföringsmaterialet.
Detta gör Meddelanden för verifikat till mer än bara en kommentarsfunktion. I praktiken fungerar den som en gemensam arbetsyta för bokföraren och företagaren, där öppna frågor, svar och beslut alltid finns sparade i anslutning till rätt verifikat.
Bättre samarbete i den dagliga bokföringen
Meddelanden för verifikat är en liten funktion, men den gör stor skillnad i det dagliga arbetet. När diskussioner, kommentarer och förtydliganden sparas direkt i anslutning till bokföringstransaktionerna finns informationen på rätt ställe och är tillgänglig för alla berörda.
Wakkas nya meddelandefunktion minskar behovet av e-post, gör samarbetet snabbare och hjälper till att hålla reda på öppna ärenden i bokföringen. Den samlar kommunikationen där den behövs som mest: direkt på verifikatet.
